Każdy właściciel biura rachunkowego lub kancelarii doradztwa prawnego,  który chce troszczyć się o prawidłowe funkcjonowanie swojej firmy zadaje sobie pytanie:  jak planować i podzielić zadania, by przynosiły spodziewany efekt?

Cztery podstawowe etapy pracy z dokumentami to:

– segregowanie dokumentacji i przenoszenie najważniejszych danych do programu księgowego

– dekretacja dokumentacji

–  księgowanie wszystkich transakcji

– segregowanie i archiwizowanie dokumentów źródłowych

Dzielenie pracy sposobem na uniknięcie chaosu

Chaos w podczas wykonywania zadań może znacząco  opóźniać i spowalniać cały proces pracy. Przed podjęciem jakichkolwiek działań  warto przydzielić zadania osobom, które biorą udział w danej realizacji. Wtedy każdy skupia się na swoim zadaniu, jest za nie odpowiedzialny. Rozsądny podział obowiązków unikamy niepotrzebnych nieporozumień oraz osiągamy szybciej efekt końcowy.

Podział pracy ma ogromne znaczenie. Wpływa na wydajność, efekt końcowy. Dzięki uregulowanej działalności i odpowiedniemu planowaniu firma ma też lepszy kontakt z klientem.  Znawcy branży potwierdzają – „spójność w dokumentach przyspiesza wykonanie czynności księgowych nawet o 50%.

Wybór odpowiedniego modelu pracy – gwarancją sukcesu

Istnieją dwa podstawowe modele pracy w księgowości

– „od A do Z” – jedna osoba jest odpowiedzialna na wszystkie procesy księgowania

– „podział ról” –  dwie osoby wykonują zlecenie – jedna wprowadza dokumenty, a druga księguje.

Model „od A do Z”:

Jeden księgowy jest odpowiedzialny za daną spółkę lud oddział. Obsługuje  on kilka firm. Podstawową zaletą tego modelu jest udział jednej osoby w całym procesie księgowym – od chwili przyjęcia dokumentów, aż po ich archiwizacje.

Główna wada tego modelu to fakt, że księgowy (osoba z odpowiednimi kwalifikacjami) musi wykonywać prace i czynności niezgodne z jego wykształceniem. Cała odpowiedzialność za proces księgowania „spada” na jedną osobę.

Model – „podział ról”

Zaletą są jasno sprecyzowane zakresy obowiązków. Księgowy odpowiada za dekretacje i księgowanie. Inny pracownik odpowiada za wprowadzanie danych do systemu.  Specjalizacja przedmiotowa w omawianym modelu przyspiesza wszystkie prace.

Podział obowiązków wpływa na efektywność i wydajność pracy. Każda osoba zajmuje się odpowiednimi czynnościami. Wykonuje to na czym zna się najlepiej.

Praca w księgowości w kilku podstawowych cyklach

Wszystkie biura rachunkowe pracują według miesięcznego, podobnego schematu. Cyklicznie, w określonym terminie pracownicy biur rachunkowych przyjmują ważną dokumentację od obsługiwanych firm i zajmują się rozliczaniem z ZUS i innymi urzędami.

Z tego też powodu księgowi każdego miesiąca otrzymują od klientów powtarzalne, podobne maila związane z rozliczeniem z ZUS, wynikami finansowymi, budżetem firmowym.  Przeglądanie tych maili i odpowiedź na nie zajmuje dużo czasu.

Usprawnianie komunikacji i wysyłki maili z informacją podatkową i ZUS

Bardzo ważny jest dobry kontakt na linii klient – księgowy. Coraz więcej biur rachunkowych chroniąc się przez wysyłanie wciąż tak samo brzmiących maili korzysta ze specjalnych aplikacji  – maile do klienta wysyłane są automatycznie w odpowiednim terminie.

Warto korzystać między innymi z aplikacji Saldeo. Mechanizm jej działania jest bardzo prosty – księgowy  wysyła poprzez aplikację informacje do płatnika dotyczące rozliczeń VAT, PIT, ZUS, wzory niezbędnych dokumentów. Aplikacja automatycznie weryfikuje dane firmy. Analizy są dostępne dla firmy po zalogowaniu się w specjalnym systemie. Klient może odczytywać wszystkie wyniki poprzez tabele wynikowe, wykresy itd.  Właściwe rozliczenie poprzez program przedstawia film: https://www.youtube.com/watch?v=WFz4kKf6gjg.

Biuro rachunkowe – usprawnienie pracy

Firmy, które korzystają z aplikacji Saldeo znacząco przyspieszają pracę całego zespołu. Wszystkie procesy odbywają się sprawniej, a klienci mają łatwy dostęp do wszystkich rozliczeń oraz danych.  Aplikacja ta jest bardzo łatwa w obsłudze – klient wszystkie informacje ma podane w jasny i przejrzysty sposób. Każdy błąd natychmiastowo jest weryfikowany i poprawiany. Księgowi mają posegregowane wszystkie dane i wiedzą, które pliki zostały już przesłane do klientów, a które nie.

Wielu księgowych zadaje sobie pytanie: jak ułatwić odczytywanie tradycyjnych papierowych faktur i zwiększyć efektywność pracy? Odpowiedzią może być nowoczesna aplikacja pozwalająca na skanowanie i przesyłanie drogą elektroniczną dokumentów i faktur firmowych. Dzięki coraz bardziej nowoczesnym programom księgowi będą mogli już niedługo zrezygnować z prowadzenia papierowych ksiąg. Obowiązywać będzie elektroniczny system księgowy.

Prawidłowy obieg dokumentacji księgowej

Prawidłowy obieg  dokumentacji firmowej w każdej firmie jest bardzo istotny. Usprawnia on pracę i wpływa na efektywność wszystkich działań. Praca księgowych od wielu lat wygląda podobnie i polega na : wprowadzaniu danych z faktur do programu księgowego archiwizowaniu dokumentacji oraz  segregacji danych. Czy jest to efektowny, dobry sposób?

Często bez względu na stan finansowy firmy i jej kondycje księgowi wykonują tę samą pracę i czynności. System automatycznego wprowadzania faktur przyspieszył by wszelkie działania, „wyręczył” pracowników i usprawnił kodowanie danych. Wykonywane są wtedy tylko ważne czynności.

Na czym polega odczytywanie papierowych faktur?

Odczytywanie papierowych faktur związane jest ściśle z OCR (Optical Character Recognition). Obraz graficzny przetwarzany jest w plik testowy. Aplikacja nie tylko przetwarza grafikę w tekst, ale również pozwala na szybką analizę oraz interpretację danych.  Dobrym przykładem jest nowatorski program SaldeoSMART. Program zapamiętuje jedynie najważniejsze dane jak: aty wystawienia, dostawy, termin płatności, numer dokumentu, dane kontrahenta oraz podsumowanie faktury wg stawek VAT. Wszystkie te dane są przenoszone do programu księgowego. Aplikacja weryfikuje faktury polskie oraz angielskie, niemieckie, włoskie itd. Dzięki tej aplikacji biuro księgowe może analizować tysiące faktur każdego dnia – bardzo przyspiesza to pracę.

Nowoczesne technologie w firmie – wyższa efektywność pracy

Plusem nowoczesnych technologii do odczytywania faktur jest fakt, że nie wymagają one posiadania wyjątkowych kwalifikacji. Aplikacje może obsługiwać każdy pracownik firmy: kierownik, asystentka, sekretarka. Liczy się tylko chęć i dobra koordynacja pracy grupowej. Współpraca w firmie wpływa na efektywność działań.

Dlaczego ręczne przepisywanie faktur warto zastąpić profesjonalnym skanowaniem dokumentów?

Warto zastąpić ręczne przepisywanie faktur skanowanie dokumentów przez specjalną aplikację. Powodów do takiej zmiany jest bardzo wiele. Przede wszystkim skanowanie dokumentów jest dużo szybsze.  Jeden pracownik może skanować dokumenty dla kilku księgowych. W ciągu dnia przez nowoczesne skanery i aplikacje może przeskanować nawet 2000 -5000 dokumentów. Księgowy jest odpowiedzialny za pracę na której naprawdę się zna. Dokumenty są błyskawicznie skanowane i segregowane.

Skanowanie dokumentów przyspiesza pracę, pozwala na obsługę większej ilości firm – szybko i  profesjonalnie.

Każdy właściciel biura rachunkowego lub kancelarii doradztwa prawnego,  który chce troszczyć się o prawidłowe funkcjonowanie swojej firmy zadaje sobie pytanie:  jak planować i podzielić zadania, by przynosiły spodziewany efekt?

Cztery podstawowe etapy pracy z dokumentami to:

– segregowanie dokumentacji i przenoszenie najważniejszych danych do programu księgowego

– dekretacja dokumentacji

–  księgowanie wszystkich transakcji

– segregowanie i archiwizowanie dokumentów źródłowych

Dzielenie pracy sposobem na uniknięcie chaosu

Chaos w podczas wykonywania zadań może znacząco  opóźniać i spowalniać cały proces pracy. Przed podjęciem jakichkolwiek działań  warto przydzielić zadania osobom, które biorą udział w danej realizacji. Wtedy każdy skupia się na swoim zadaniu, jest za nie odpowiedzialny. Rozsądny podział obowiązków unikamy niepotrzebnych nieporozumień oraz osiągamy szybciej efekt końcowy.

Podział pracy ma ogromne znaczenie. Wpływa na wydajność, efekt końcowy. Dzięki uregulowanej działalności i odpowiedniemu planowaniu firma ma też lepszy kontakt z klientem.  Znawcy branży potwierdzają – „spójność w dokumentach przyspiesza wykonanie czynności księgowych nawet o 50%.

Wybór odpowiedniego modelu pracy – gwarancją sukcesu

Istnieją dwa podstawowe modele pracy w księgowości

– „od A do Z” – jedna osoba jest odpowiedzialna na wszystkie procesy księgowania

– „podział ról” –  dwie osoby wykonują zlecenie – jedna wprowadza dokumenty, a druga księguje.

Model „od A do Z”:

Jeden księgowy jest odpowiedzialny za daną spółkę lud oddział. Obsługuje  on kilka firm. Podstawową zaletą tego modelu jest udział jednej osoby w całym procesie księgowym – od chwili przyjęcia dokumentów, aż po ich archiwizacje.

Główna wada tego modelu to fakt, że księgowy (osoba z odpowiednimi kwalifikacjami) musi wykonywać prace i czynności niezgodne z jego wykształceniem. Cała odpowiedzialność za proces księgowania „spada” na jedną osobę.

Model – „podział ról”

Zaletą są jasno sprecyzowane zakresy obowiązków. Księgowy odpowiada za dekretacje i księgowanie. Inny pracownik odpowiada za wprowadzanie danych do systemu.  Specjalizacja przedmiotowa w omawianym modelu przyspiesza wszystkie prace.

Podział obowiązków wpływa na efektywność i wydajność pracy. Każda osoba zajmuje się odpowiednimi czynnościami. Wykonuje to na czym zna się najlepiej.

Każdy zakup nowego oprogramowania do biura rachunkowego wiąże się z jakimś wydatkiem. Z tego też powodu należy dokładnie przemyśleć każdą zmianę narzędzi w firmie. Jeśli zainwestujemy w dobre oprogramowanie wydatek szybko się zwróci w postaci dużej efektywności i przyspieszenia realizacji wszelkich transakcji.

Duża oferta programowa

Na rynku dostępnych jest bardzo wiele interesujących programów wspomagających pracę.  Warto wybierać takie programy, które są łatwe w obsłudze i mają wiele przydatnych funkcji: pozwalają na automatyczne tworzenie, księgowanie i wysyłanie deklaracji podatkowych. Ważna przy wyborze programu powinna być intuicyjność. Program powinien być czytelny i przejrzysty nawet dla osób, które nie mają specjalistycznej wiedzy.

Kompleksowy program w biurze rachunkowym

Biura rachunkowe powinny wybierać takie programy, które pozwalają na realizowanie wszelkich działań poprzez jeden program – to duży komfort i wygoda. Bardzo przyspiesza to pracę i niweluje możliwość popełnienia błędu.  Biuro księgowe powinno wybierać taki program, który nie nadwyręża budżetu firmy. Szefowie firm muszą wziąć pod uwagę koszty abonamentu i obsługi.

Warto przed zakupem oprogramowania korzystać z wersji demo – sprawdzamy wtedy najważniejsze funkcje, oswajamy się z oprogramowaniem. Firma może poznać dany program i podjąć decyzję o zakupie.

Typy komunikacji między księgowym a klientem

Na temat komunikacji między klientem, a zleceniodawcą napisano już bardzo wiele wątpliwości. Nie ulega wątpliwości, że dobra komunikacja to podstawa przy realizacji każdej transakcji. W branży księgowej dobry kontakt na linii klient – księgowy to priorytet.  Odbiorca musi być na bieżąco informowany o postępach pracy, informacje muszą do niego dochodzić regularnie i na czas.  Wszystkie informacje, które uzyskuje klient muszą być przekazane prostym oraz zrozumiałym językiem. Przekaz musi być jasny i przejrzysty.  Wszelkie zakłócenia w komunikacji mogą prowadzić do nieporozumień. Mogą też spowalniać pracę i wpływać negatywnie na jej efektywność.  O dobrą komunikacje muszą dbać obie strony – klient oraz księgowy.

Księgowy informuje klienta o:

-finansowych wynikach firmy

–  wysokości podatków i składek ZUS do uregulowania

– pełnej liście płac pracowników

– konieczności dosłania ważnych dokumentów

– bilansach, rachunkach firmowych

Klient (firma) kontaktuje się z księgowym w następujących sprawach:

– dosłaniu dokumentacji księgowych do rozliczenia

– dosłaniu dokumentacji związanych  kadrami firmy (wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie)

–  pytań dotyczących księgowej strony prowadzenia działalności

Jeśli chcemy ułatwić kontakt z klientem musimy w początkowej fazie komunikacji jasno ustalić sposób kontaktu i jego formę. Ważne, aby kontakt był  szybki i automatyczny.

Jakie błędy popełniają księgowi podczas komunikacji z klientem?

Kontakt z klientem nie wymaga dodatkowych umiejętności i ustaleń? Nie prawda. Wbrew pozorom w procesie komunikacji można popełnić bardzo wiele błędów, które mają negatywny wpływ na jakość współpracy między stronami.

Najczęściej błędy pojawiają się podczas automatyzacji procedur przekazywania informacji księgowych. Pozornie regularnie księgowy wysyła co miesiąc te same wiadomości mailowe związane z płatnościami ZUS i innymi ważnymi obowiązkami płatniczymi. Wysłanie maila informacyjnego wydaje się prostą czynnością – czasem jednak zajmuje nawet 1-2 dni. Warto korzystać z aplikacji typu Saldeo, które usprawniają przesyłanie ważnych informacji.

Problemem jest też późna reakcja klienta. Przesyła on dokumenty na ostatnią chwilę. Powoduje to duże opóźnienia w księgowaniu i wszystkich czynnościach. Również poprzez aplikację Saldeo klient może na bieżąco archiwizować dokumenty firmowe. Automatyczna archiwizacja przyspiesza i ułatwia realizację obowiązków wobec księgowego.

Dobra komunikacja = owocna współpraca

Odpowiednie narzędzia  i aplikacje do komunikacji z klientem są niezbędne  szczególnie przy współpracy długofalowej. Biura rachunkowe, które korzystają ze specjalnych platform do kontaktu z klientami – cieszą się zaufaniem wielu firm i klientów. Kontakt na linii  klient – księgowy co miesiąc opiera się niekiedy na bardzo podobnych czynnościach i schematach. Odpowiednia automatyzacja komunikacji wpływa na efektywność wszystkich prac.

Biura rachunkowe każdego dnia korzystają z bardzo różnych programów do wystawiania faktur. Niektóre nie są  spójne z programami księgowymi i aplikacjami, którymi dysponuje klient. Profesjonalne biura rachunkowe w swojej ofercie mają specjalistyczne programy i aplikacje, które usprawniają przepływ informacji i danych między klientem, a księgowym.

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi firmę musi korzystać ze specjalnego programu do wystawiania faktur. Często nie wie on jakie oprogramowanie wybrać. Najnowsze badania pokazują, że największym zainteresowaniem cieszą się biura rachunkowe, które w swojej ofercie polecają klientom specjalne, nowoczesne programy do wystawiania faktur. Taki program usprawnia przepływ informacji na linii klient – księgowy.

Dlaczego biuro rachunkowe powinno polecać klientom program do wystawania faktur

Szybkie księgowanie

Jeden program do wystawiania faktur, który jest spójny z oprogramowaniem księgowym przyspiesza wykonywanie wszelkich czynności. Dane zawarte w plikach, a także sama obsługa programu jest jasna i przejrzysta dla obu stron – klienta oraz księgowego.

Weryfikacja poprawności dokumentacji

Spójne oprogramowanie pozwala na szybsze weryfikowanie i poprawianie błędów np. w numeracji. Księgowy może błyskawicznie skontaktować się z klientem i otrzymać brakujące dane lub dokumenty. Wyniki są widoczne dla obu stron. Wszystkie korekty mogą być wykonywane „od ręki”.

Możliwość wystawienia faktury w dowolnej chwili

Firma w każdej chwili może poprawić fakturę lub stworzyć nową. Może także szybko odszukać starą fakturę, ponieważ cała dokumentacja jest przejrzyście posegregowana.

Spójne działanie

Spójne oprogramowanie w firmie i księgowości to łatwa, bezproblemowa obsługa. Każda ze stron korzysta z podobnej aplikacji i bez problemu może otworzyć dany dokument na swoim komputerze. Takie rozwiązanie daje przede wszystkim dużą oszczędność czasu.

Nowoczesne technologie w firmie

Korzystają z nowoczesnych aplikacji wyprzedzamy konkurencje. Wzbudzamy zaufanie wśród klientów. Widzą oni, że biura rachunkowe korzysta z najnowocześniejszych, sprawdzonych rozwiązań.